Muốn người nhà hay kế toán giao dịch thay trên tài khoản ngân hàng của bạn, cách đúng là làm thủ tục uỷ quyền theo yêu cầu của ngân hàng, ghi rõ phạm vi và thời hạn, chứ không phải đưa mật khẩu, mã OTP hay điện thoại cho họ. Uỷ quyền đúng thủ tục để lại dấu vết rõ ràng ai được làm gì, và có thể thu hồi khi cần; đưa mật khẩu thì không.
Bài này dành cho chủ hộ kinh doanh, chủ cửa hàng gia đình, người lớn tuổi cần con cháu giúp việc ngân hàng. Nội dung ở mức nguyên lý: thủ tục cụ thể khác nhau giữa các ngân hàng và có thể thay đổi theo quy định hiện hành. Khi có tranh chấp giữa người uỷ quyền và người được uỷ quyền, bạn nên hỏi luật sư; trang AI Cố Vấn có kênh để bạn bắt đầu.
Uỷ quyền tài khoản là gì, và khác đưa mật khẩu ở đâu
Uỷ quyền là việc chủ tài khoản cho phép một người khác thực hiện một số giao dịch nhân danh mình, trong phạm vi và thời hạn nhất định. Ngân hàng biết có người được uỷ quyền, kiểm tra giấy tờ của người đó khi họ giao dịch, và ghi nhận giao dịch là do người được uỷ quyền làm. Nếu có sai sót, mọi bên đều biết ai đã làm gì.
Đưa mật khẩu ứng dụng hay mã OTP thì khác hẳn. Với ngân hàng, mọi giao dịch đi từ đăng nhập của bạn là do bạn thực hiện. Không có giới hạn nào ngoài hạn mức chung của tài khoản, không có cách thu hồi ngoài việc đổi mật khẩu, và khi xảy ra tranh chấp, rất khó chứng minh khoản chuyển nào bạn không đồng ý. Điều khoản sử dụng của nhiều ngân hàng yêu cầu khách giữ bí mật thông tin đăng nhập; tự ý chia sẻ có thể khiến bạn chịu thiệt khi có sự cố.
Nói cách khác, uỷ quyền là cho người khác một chìa khoá riêng có ghi tên, mở được vài cửa; đưa mật khẩu là đưa luôn chìa khoá của mình. Trong cửa hàng gia đình, chuyện tin nhau là có thật, nhưng thủ tục rõ ràng bảo vệ cả hai phía, kể cả người được uỷ quyền khỏi bị nghi oan.
Những kiểu uỷ quyền hay gặp
Tuỳ ngân hàng và loại tài khoản, bạn sẽ gặp một hoặc vài cách dưới đây. Bảng giúp bạn biết nên hỏi ngân hàng về cách nào.
| Kiểu uỷ quyền | Thường dùng khi | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|
| Uỷ quyền tại quầy theo mẫu của ngân hàng | Chủ tài khoản và người được uỷ quyền cùng có mặt được | Thường là cách gọn nhất; hỏi mẫu có ghi được phạm vi và thời hạn không |
| Văn bản uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực | Chủ tài khoản không ra ngân hàng được, ví dụ đang ở xa hoặc sức khoẻ yếu | Hỏi ngân hàng trước có chấp nhận văn bản dạng này không và cần nội dung gì |
| Người được uỷ quyền ký chứng từ với tài khoản đứng tên hộ hoặc tổ chức | Hộ kinh doanh, công ty nhỏ có kế toán làm việc ngân hàng | Mẫu chữ ký đăng ký với ngân hàng; phải cập nhật khi người đó nghỉ |
| Người dùng ngân hàng số có vai trò riêng | Tài khoản doanh nghiệp có chức năng phân quyền người lập lệnh, người duyệt | Mỗi người một đăng nhập, không dùng chung |
Với tài khoản cá nhân, nhiều ngân hàng chỉ cho người được uỷ quyền giao dịch tại quầy chứ không cấp quyền dùng ứng dụng. Điều đó là bình thường, vì ứng dụng ngân hàng cá nhân được thiết kế cho một người dùng. Đừng vì muốn tiện mà lách bằng cách đưa đăng nhập của mình.
Xác định phạm vi uỷ quyền trước khi ra ngân hàng
Phần lớn rắc rối về uỷ quyền đến từ việc không nghĩ trước người kia được làm gì. Ngồi xuống với người được uỷ quyền và trả lời các câu dưới đây, viết ra giấy.
- Được làm những giao dịch nào: nộp tiền, rút tiền mặt, chuyển khoản, nhận sao kê, tra soát, hay tất cả.
- Có giới hạn số tiền mỗi lần hoặc mỗi ngày không.
- Có được đóng tài khoản, mở thêm sản phẩm, gửi tiết kiệm, vay vốn, mở thẻ nhân danh bạn không. Thường nên loại trừ rõ những việc lớn này.
- Uỷ quyền có thời hạn đến bao giờ. Uỷ quyền không thời hạn tiện nhưng dễ bị quên.
- Người được uỷ quyền có được uỷ quyền lại cho người khác không. Phần lớn trường hợp nên ghi là không.
- Ai giữ bản gốc văn bản uỷ quyền, và người được uỷ quyền báo lại cho bạn mỗi giao dịch theo cách nào.
Viết ra giấy nghe có vẻ cứng nhắc giữa người trong nhà, nhưng chính tờ giấy đó tránh được cảnh mỗi người hiểu một kiểu về việc nào được phép. Mang bản viết tay này đến ngân hàng để đối chiếu với mẫu của họ. Nếu mẫu không có chỗ ghi giới hạn mà bạn muốn, hỏi nhân viên cách ghi thêm, hoặc cân nhắc dùng văn bản uỷ quyền riêng có công chứng.
Thủ tục thường gặp, từ chuẩn bị tới khi có hiệu lực
Các bước dưới đây mô tả quy trình phổ biến. Gọi điện hoặc hỏi tại quầy để biết đúng yêu cầu của ngân hàng bạn.
- Hỏi ngân hàng hình thức uỷ quyền họ chấp nhận cho loại tài khoản của bạn, và danh sách giấy tờ cần mang.
- Chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân còn hiệu lực của cả hai người; nếu là tài khoản hộ kinh doanh thì thêm giấy chứng nhận đăng ký hộ.
- Nếu dùng văn bản công chứng hoặc chứng thực, soạn trước nội dung phạm vi uỷ quyền, đưa ngân hàng xem có chấp nhận không rồi mới đi công chứng.
- Đến quầy, điền mẫu, ký trước mặt nhân viên nếu được yêu cầu. Đọc kỹ phần phạm vi và thời hạn trước khi ký.
- Xin bản sao hoặc ảnh chụp mẫu đã ký, cất cùng giấy tờ quan trọng.
- Hỏi ngân hàng uỷ quyền có hiệu lực từ khi nào, và người được uỷ quyền cần mang gì mỗi lần giao dịch.
Sau khi uỷ quyền, tiếp tục bật thông báo biến động số dư trên điện thoại của bạn. Uỷ quyền không có nghĩa là thôi theo dõi tài khoản.
Rủi ro khi đưa điện thoại, mật khẩu, mã OTP thay cho uỷ quyền
Không phân biệt được ai đã làm gì. Khi hai người dùng chung một đăng nhập, một khoản chuyển lạ sẽ thành chuyện người này nghi người kia, không ai chứng minh được.
Thiệt hại khi có sự cố có thể do bạn chịu. Ngân hàng thường xem giao dịch bằng đăng nhập và mã xác thực hợp lệ là do chủ tài khoản thực hiện. Khi bạn đã tự đưa thông tin này cho người khác, việc đòi lại rất khó.
Người được giao có thể bị lợi dụng. Người thân hay nhân viên giữ mật khẩu của bạn trở thành mục tiêu của kẻ lừa đảo; họ có thể bị lừa đọc mã OTP mà không biết.
Thu hồi không sạch. Đổi mật khẩu là cắt được truy cập, nhưng nếu ứng dụng đã được cài và ghi nhớ thiết bị trên máy người khác, bạn cần thêm bước gỡ thiết bị. Nhiều người không biết bước này.
Sinh trắc học trên máy người khác. Những giao dịch cần xác thực khuôn mặt không làm thay được, và tìm cách lách là vi phạm điều khoản. Chuyện sinh trắc khi chuyển tiền có bài riêng ở trang AI Định Danh.
Thu hồi và chấm dứt uỷ quyền
Uỷ quyền có thời hạn sẽ tự hết hiệu lực khi đến hạn, nhưng bạn vẫn nên kiểm với ngân hàng rằng hệ thống đã cập nhật. Uỷ quyền không thời hạn, hoặc khi bạn muốn chấm dứt trước hạn, thì ra ngân hàng làm thủ tục huỷ uỷ quyền theo mẫu của họ, và báo cho người được uỷ quyền biết.
Có những thời điểm nên rà lại uỷ quyền: khi kế toán nghỉ việc, khi gia đình có thay đổi như ly hôn hay chia tách kinh doanh, khi bạn đổi căn cước hoặc thông tin cá nhân, khi người được uỷ quyền đi xa lâu ngày. Đừng để một uỷ quyền cũ nằm đó vì quên.
Khi chấm dứt, đừng quên những thứ đi kèm uỷ quyền: mẫu chữ ký đã đăng ký, các lệnh chuyển tiền định kỳ người được uỷ quyền đã đăng ký giúp bạn, danh sách người nhận đã lưu, địa chỉ thư điện tử hay số điện thoại nhận sao kê mà người đó từng đăng ký thay. Mỗi thứ là một sợi dây còn nối, rà một lượt và cắt hết trong cùng một buổi ra quầy.
Trường hợp chủ tài khoản qua đời, uỷ quyền thông thường chấm dứt và tài khoản được xử lý theo thủ tục thừa kế, không phải theo uỷ quyền. Danh mục tình huống ngân hàng hay gặp của trang có bài riêng về chuyện này. Khi có tranh chấp về giao dịch người được uỷ quyền đã thực hiện, ghi lại mọi chứng từ và hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi làm gì tiếp.
Nhờ AI soạn bản nháp phạm vi uỷ quyền
AI giúp bạn biến cuộc bàn bạc trong gia đình thành một bản nháp rõ ràng để mang ra ngân hàng hoặc văn phòng công chứng. Bạn chỉ cần mô tả bằng lời, không cần tên thật, số căn cước hay số tài khoản.
Ví dụ câu lệnh: "Chủ một tiệm tạp hoá muốn uỷ quyền cho con gái nộp tiền mặt và nhận sao kê tại quầy, không được rút tiền mặt quá một mức nhất định mỗi lần, không được đóng tài khoản, vay vốn hay mở thẻ, thời hạn một năm, không được uỷ quyền lại. Soạn bản liệt kê phạm vi uỷ quyền rõ ràng, từng ý một dòng, để mang đi hỏi ngân hàng. Ghi chú những điểm cần hỏi ngân hàng hoặc công chứng viên."
Bản AI soạn là nháp tham khảo, không phải văn bản pháp lý. Ngân hàng sẽ dùng mẫu của họ, công chứng viên sẽ soạn theo quy định. Giá trị của bản nháp là để hai người thống nhất trước, và để bạn không quên giới hạn nào khi ngồi ở quầy.
Câu hỏi thường gặp
Người được uỷ quyền có dùng được ứng dụng ngân hàng của chủ tài khoản không?
Với tài khoản cá nhân, thường là không; uỷ quyền thường áp dụng cho giao dịch tại quầy. Một số loại tài khoản doanh nghiệp có chức năng cấp tài khoản người dùng riêng cho nhân viên. Hỏi ngân hàng của bạn về loại tài khoản đang dùng.
Uỷ quyền rồi thì chủ tài khoản còn giao dịch được không?
Vẫn được. Uỷ quyền không chuyển quyền sở hữu tài khoản, chỉ cho thêm một người làm một số việc trong phạm vi đã ghi. Bạn vẫn giao dịch bình thường và nên tiếp tục theo dõi biến động số dư.
Có cần công chứng giấy uỷ quyền không?
Tuỳ trường hợp và yêu cầu của ngân hàng. Nếu hai người cùng ra quầy làm theo mẫu của ngân hàng, thường không cần công chứng. Nếu chủ tài khoản không đến được, ngân hàng có thể yêu cầu văn bản công chứng hoặc chứng thực; hỏi trước để làm đúng.
Kế toán nghỉ việc thì phải làm gì với uỷ quyền?
Làm thủ tục huỷ uỷ quyền hoặc cập nhật mẫu chữ ký với ngân hàng ngay khi kế toán nghỉ, đổi mật khẩu các tài khoản người đó từng biết, và kiểm lại các lệnh chuyển tiền định kỳ người đó từng cài.
Đưa thông tin tài khoản vào AI để soạn giấy uỷ quyền có an toàn không?
Không cần đưa. Mô tả phạm vi uỷ quyền bằng lời là đủ để AI soạn bản nháp. Tên thật, số căn cước, số tài khoản sẽ được điền vào mẫu chính thức tại ngân hàng hoặc văn phòng công chứng.
Người được uỷ quyền chuyển tiền sai thì ai chịu trách nhiệm?
Tuỳ giao dịch có nằm trong phạm vi uỷ quyền không và lỗi thuộc về ai. Trách nhiệm giữa các bên được xác định theo nội dung uỷ quyền và quy định pháp luật hiện hành. Khi có tranh chấp, giữ chứng từ và hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.